Главная Биология-репетитор Процесс становления и специфика развития института секретарства высших и центральных государственных учреждений России XVIII-XIX вв. История развития секретарского дела на руси Основные этапы развития секретарского дела

Процесс становления и специфика развития института секретарства высших и центральных государственных учреждений России XVIII-XIX вв. История развития секретарского дела на руси Основные этапы развития секретарского дела

Знания

Секретарь-референт

Задачи урока:

Повторить значения терминов «Документ» и «Делопроизводство»;
Познакомиться с функциями документов и их классификацией;
Познакомиться с Задачами делопроизводства;
Повторить Аппаратный и программный уровень поддержки делопроизводства;
Узнать, как организуется работа Мастером Резюме;
С помощью Мастера резюме создать свое Резюме
Контроль знаний

Правила по ТБ в кабинете информатики

Чтоб работали исправно

Все компьютеры всегда,

Нужно помнить нам о главном:

Главное здесь – чистота.

Будут крупные проблемы: Портит пыль электросхемы!

Не касайтесь монитора –

Пятна сразу здесь видны,

Не хватайтесь для опоры

Вы за электрошнуры .

С напряжением в сети

Ох, дружочек, не шути!

Не сложны советы эти…

Но у самого порога

Вспомни их,

Им следуй строго.

И компьютер – добрый друг

Поведет вас в мир наук!

Знаете ли Вы

1. Какой материал для написания документов был наиболее употребительным в Древней Руси?

1) Береста

2) Бумага

3) Пергамент

4) Папирус

5) Восковая дощечка

Шли столетия,

а все документы

писали от руки.

Сотни писарей

работали в государственных

учреждениях. И лишь

в конце XIX века

в дело создания

документа

пришла механизация

Знаете ли Вы

2. В какое время произошло зарождение профессии секретаря в России?

1) В эпоху правления Ивана Грозного

2) В эпоху правления Петра I

3) В эпоху правления Екатерины II

4) Во времена правления Александра III

5) Во времена правления Сталина

В русском языке

термин «Документ»

появился благодаря

Петру I ,

который

одновременно с этим

ввел и соответствующую

регламентацию работы

с документами.

Знаете ли Вы

3. Первая страна, в которой появились секретарские курсы?

1) США

2) Англия

3) Россия

4) Франция

Первые секретарские курсы

в России открылись

в Харькове

Знаете ли Вы

4. Какое понятие «секретарь» является самым современным?

1) Секретарь – это девушка, сидящая в приемной у директора, отвечающая на телефонные звонки.

2) Секретарь – это письмоводитель; лицо, на обязанности которого лежит писание писем, бумаг.

3) Секретарь – это инициативный и здравомыслящий помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками.

Классификация документов

По типу носителей

Бумажные

Магнитные

Первичные

Задачи делопроизводства:

Создание документов и их оформление
Хранение документов
Обеспечение санкционированного доступа к документам
Поиск нужных документов

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ «Об информации, информатизации и защите информации» (Принят Государственной думой 25 января 1995 года)

Статья 11.

Информация о гражданах (персональные данные)

Аппаратные средства

Устройства

ввода

Устройства

вывода

Устройства

обработки

информации

Устройства

хранения

информации

Основные классы ППО

Текстовые процессоры

Табличные процессоры

MS EXCEL

СУБД

MS ACCESS

Программы оптического распознавания текста с помощью сканера

FineReader 7.0

Электронные словари и переводчики

STILUS Lingvo

Мастера для создания форм

КАЛЕНДАРЕЙ

Задание:

Оформить с помощью

Мастера Резюме

свое резюме

Резюме – нескл., ср.,

краткий вывод

из сказанного, написанного доклада

И.И.Ожегов

Словарь русского языка

Резюме – нескл., ср.,

краткое изложение статьи,

речи, автобиографии и т.д.

Большой

энциклопедический словарь

Ключ Слова из букв «ЗМЕЙКА»

Вариант №1

Алгоритм
Интернет
Гигабайт

Алгоритм
Интернет
Гигабайт

Алгоритм
Интернет
Гигабайт

8)Носитель

15) Документ

8)Носитель

15) Документ

8)Носитель

15) Документ

Вариант №2

3)Программа

6) Процессор

9)Зависание

10)Компьютер

26)Заголовок

Официально в нашей стране профессионального праздника секретарей не существовало. Однако в 2005 году решено было исправить эту несправедливую ситуацию. Инициаторами создания нового российского праздника выступила группа секретарей из разных городов России. К ним также присоединились и сотрудники редакции журнала «Секрет@рь.RU».

Они предложили учредить новый праздник - День секретаря. Это предложение было принято, отмечать День секретаря решено было в третью пятницу сентября. И в 2019 году праздник «День секретаря» выпадает на 20 сентября.

О празднике День секретаря

Секретари сегодня есть практически во всех организациях и даже в самых маленьких фирмах. Современные секретари – это ответственные административные работники, которые обеспечивают бесперебойное функционирование офиса. Ведь именно секретари являются помощниками руководителей, они ответственны за поиск информации, работу с документами, они также ведут телефонные переговоры, встречают посетителей, подают чаю или кофе и т.п.

Нужно отметить, что День секретаря отмечается не только в России, есть такой праздник и в других странах. Международный день секретаря появился в 1952 году в Америке. В США существует целая неделя офисного работника, которая выпадает на последнюю полную неделю апреля. А отмечается в среду на этой праздничной неделе.

Профессия секретаря

День секретаря - самое время поговорить о професии секретаря.

Работа секретаря не из легких, дел у них очень много, каждый день приходится переворачивать горы бумажной документации, проводить долгие часы за монитором компьютера, решать множество мелких проблем. Может быть, труд этих людей не всегда заметен, но он очень важен и необходим. Своим трудом они заслужили свой праздник День секретаря.

Именно через секретаря проходят все информационные потоки компании. Профессиональный секретарь всегда терпелив и приветлив, он радушно встречает посетителей и сотрудников, знает все нюансы своей работы. Можно с уверенностью говорить о том, что секретарь является лицом своей компании. Во многом благодаря его работе складывается мнение и о компании в целом.

Сейчас для секретарей недостаточно одной грамотности, они должны уметь пользоваться компьютером, знать делопроизводство, а часто и иностранные языки. Кроме того, этот человек должен быть приветливым, иметь очень хорошие коммуникативные навыки. Требуются также и знания в той области, с которой связана деятельность организации. В обязанности секретаря входит еще организация и обеспечение работы совещания, заказ канцтоваров и других товаров, которые необходимы для жизнедеятельности офиса.

Квалифицированный секретарь является правой рукой руководителя, его незаменимым помощником.

К специфике работы секретаря относятся многочисленные контакты с людьми: самим руководителем, телефонными абонентами, сотрудниками, посетителями. Именно поэтому очень важна культура общения, включающая в себя грамотную речь, деликатность и тактичность. В настоящее время требования к уровню знаний людей этой профессии все время растут. Все чаще им необходимо иметь высшее образование.

Плюсы и минусы работы секретаря

К плюсам этой профессии можно отнести: широкий круг знакомств, опыт организаторской деятельности, отсутствие особой физической нагрузки, эту работу можно совмещать с учебой.

Есть у данной профессии и свои минусы. Во-первых, она относится к стрессовым. Кроме того, часто у секретарей ненормированный рабочий день, они должны приходить на работу раньше шефа, а уходить позже, они должны всегда хорошо выглядеть, не зависимо от обстоятельств, опоздания являются абсолютно недопустимыми.

История профессии

День секретаря - отличный повод заглянуть на страничку истории.

Само слово «секретарь» происходит от латинского слова «секрет». В Древнем Риме секретарями именовались доверенные лица, которым доверялись секреты. Изначально эта профессия была сугубо мужской. Секретари, состоящие при царских особах, обладали существенной властью. Начали появляться такие должности как генеральный секретарь и государственный секретарь.

В 1880-х годах была изобретена первая печатная машинка. С тех пор секретарями стали делать женщин, в их обязанности входило печатание документов. Мужчин секретарей-референтов к концу Первой мировой войны уже практически не осталось.

Сейчас трудно назвать точную дату появления этой профессии. В нашей стране днем ее зарождения принято считать дату 27 февраля 1720 года. Появилась эта должность благодаря стараниям Петра I, который хотел решить проблему бумажной волокиты.

Однако нужно сказать, что и до этого в России существовали люди, должность которых подразумевала работу с документами, ведение записей и т.п. В конце XV века в нашей стране были открыты первые приказы. В них постепенно и произошло формирование секретарского дела.

Петр Первый решил основать секретарский чин. Причем, к секретарям предъявлялись строжайшие требования. В 1840 году в России появилась должность личного секретаря, эти люди работали у руководителей крупнейших заводов. Вскоре эта должность появилась и на многих других предприятиях.

Первые секретарские курсы, где готовили профессиональных секретарей, были открыты в Харькове в 1868 году. Важно отметить, что в Америке и странах Европы первые подобные учебные заведения были открыты позднее.

В нашей стране, начиная с 1884 года, существовало восемь специализированных журналов для секретарей. Кроме того, существовали различные курсы, на которых личные секретари очень часто повышали свою квалификацию.

Бурное развитие эта профессия пережила в начале 20-х годов. Тогда этой должности начали придавать большое значение. Однако расцвет профессии длился недолго. Уже в 1925 году секретарей решено было уравнять с простыми машинистками и рассыльными.

После этого отношение к данной профессии изменилось, она потерла свой былой престиж. Возрождать ее у нас начали в 70-е годы 20 века, при этом многому уж пришлось учиться у Запада.

В настоящее время в России по некоторым данным насчитывается более миллиона секретарей, помощников руководителей и офис-менеджеров.

Профессия секретаря является в настоящее время достаточно популярной и очень востребованной. Чаще всего секретарями работают девушки или женщины, но встречаются в этой профессии и представители сильного пола.

Мы от души поздравляем секретарей с их заслуженным праздником, с Днем секретаря!

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Введение

В современных условиях значение секретарской службы особенно велико, возможно, более велико, чем когда бы то ни было в прошлом. XXI столетие - эра информации и компьютеризации, период беспрецедентного накопления и расширения знаний, необычайного распространения деловых контактов и связей, требующих соответствующего документационного, правового и организационного обеспечения. Развитие рыночной экономики, становление гражданского общества в России (это когда граждане знают, что они могут потребовать от властей каких-то действий, и власти обязаны принять их требования во внимание), совершенствование многообразных отношений между частными и юридическими лицами, разнообразными организациями, различными государственными структурами и международными фирмами, группами и сообществами - все это в огромной степени повышает требования к обеспечению организации и управления.

Упорядочение потока деловых связей, разнообразных коммерческих, финансовых, трудовых, профессиональных, культурных и других отношений на местном, региональном и федеральном уровне приобретает первостепенное значение. В связи с этим профессия секретаря учреждения, фирмы, организации, банка, торгового объединения, ассоциации, акционерного общества и т.д. становится особенно значимой.

Слово «секретарь» происходит от латинского «secretaries», и первоначально оно означало «доверенное лицо». В России должность секретаря появилась в XVIII в. - сначала как должность личного секретаря. В Толковом словаре В.Даля дается такое определение: «Статс-секретарь - доверенное лицо государя». В первой четверти XVIII в. секретарь становится должностным лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности.

В современных словарях «секретарь» определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством».

Секретарь - это одна из самых распространенных управленческих профессий. Невозможно представить себе ни организацию без руководителя, ни руководителя без секретаря. Однако сотрудники, выполняющие обязанности секретаря, часто занимаются разнообразной работой. Одни секретари занимаются чисто техническим обслуживанием руководителя; другие выполняют функции помощника, референта; третьи обеспечивают работу коллегиальных органов (правления, дирекции, совета компании); четвертые ведут делопроизводство целого структурного подразделения фирмы; пятые работаю в приемной (рецепции), с телефоном или телефон6ной станцией, факсом, электронной почтой. Однако при всех различиях в работе секретаря можно выделить общие черты, функции и задачи, которые составляют суть профессии.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Объектом курсовой работы является организация секретарского обслуживания на предприятии, предметом- роль секретаря на предприятии, а именно в организации командировок.

Цель работы - используя различные источники, изучить процесс становления и специфику развития института секретарства высших и центральных государственных учреждений России XVIII - XIX вв.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. рассмотреть историю развития секретарского дела в России;

2. рассмотреть этапы развития секретарской службы при Петре І при Екатерине ІІ;

3. обобщить и проанализировать устройство и работу секретарей.

2. История развития секретарского дела на Руси

государственный секретарь служба

Развитие письменности на Руси в X-XI вв. постепенно привело к довольно широкому распространению грамотности. Судя по летописям, в Древней Руси существовали школы, где детей обучали грамоте. В XI в. в стране появились библиотеки. В соборах и монастырях, а также при княжеских дворах вводились должности писарей, в обязанность которых входили записи приказов или распоряжений княжеских особ или духовных иерархов, переписывание старинных летописей либо иноязычных исторических повествований.

В начале XII в. монах Киево-Печерского монастыря Нестор составил крупнейший летописный свод Древней Руси, известный под названием "Повесть временных лет". В период феодальной раздробленности летописание велось во многих городах Руси.

Начиная с конца XV в., появляются первые приказы - органы княжеской власти, ведающие различными государственными делами. В XV-XVIII вв. приказное делопроизводство оформилось в стройную систему, что позволило централизовать управление страной.

Постепенно, подчиняясь требованиям государственной дисциплины, устанавливается единообразный порядок оформления и прохождения различных документов. Укрепление Российского государства в середине и второй половине XVI в. привело к увеличению приказной бюрократии и расширению документооборота в стране.

Число приказов в XVI в. достигло 22-х, причем приказная бюрократия превратилась во влиятельное сословие. В XVII в. общее число приказов достигло 80-ти. Приказная бюрократия (думные дьяки, дьяки и подьячие) контролировала многие сферы жизни страны.

При царе Федоре Алексеевиче (1676-1682) приказная система подверглась реформам: приказов стало меньше, а их функции были разделены более четко. Централизованная бюрократическая система постепенно подготавливала переход к абсолютной монархии.

При Петре I был организован высший орган управления - Сенат, куда входили дворяне, назначаемые царем. Сенат осуществлял контроль за центральной и местной администрацией, разрабатывал законы, регулировал налоги и сборы и т.д. Затем в 1718 г. вместо старых приказов было учреждено 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью государственного управления.

27 февраля 1720 г. был издан свод правил по организации государственных учреждений, названный Генеральным регламентом. Он определил структуру, задачи, функции и порядок работы коллегий. В этом документе, подписанном Петром Великим, имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также раздел о секретарском чине.

Таким образом, с принятием Государственного регламента в России официально появились канцелярии и должности секретарей. Именно поэтому 27 февраля 1720 г. называют датой рождения секретарской должности в России. Для некоторых документов (дипломы, патенты) были созданы генеральные формуляры, т.е. образцы, по которым они должны были оформляться.

В состав канцелярий обычно входили секретари, а также копиисты, писцы, регистраторы, актуариусы, фискалы, архивариусы и др.

В 1722 г. сословные права и привилегии дворянства были закреплены в "Табели о рангах". Дворяне были разделены на 14 "рангов" (в соответствии с занимаемой должностью на государственной или военной службе). Тем не менее, коллежское делопроизводство, несомненно, было более прогрессивным по сравнению с приказным. Возникли упорядоченные системы регистрации, которая велась в специальных журналах.

В этот период были заложены основы организации учета и хранения документов. Впервые появились отделы хранения документации, названные архивами.

В начале XIX в. в результате очередной государственной реформы в стране установилось так называемое исполнительное делопроизводство. Высшим законодательным органом стал Государственный совет (1810 г.). Чуть ранее (1802 г.) вместо коллегий были созданы 8 министерств (впоследствии их число увеличилось).

Министерства имели сложную многоступенчатую структуру: они состояли из департаментов, которые делились на отделения, а отделения - на столы. Министр являлся единоначальником, а чиновники министерства - исполнителями его указаний.

В результате введения министерской системы произошло более четкое разграничение компетенции органов исполнительной власти.

Для служебной переписки, которая получила дополнительный размах, применялись бланки с особым угловым штампом, изготовленным как типографским, так и ручным способом.

Последующие государственные реформы неизбежно сказывались на совершенствовании секретарского дела в России.

В 1861 г. в стране было отменено крепостное право, что способствовало развитию капиталистических отношений. Разнообразные местные органы власти имели свои канцелярии и многочисленный штат секретарей. Между тем свои секретари-делопроизводители появились и у директоров крупнейших предприятий, банков, заводов и мануфактур.

В 1868 г. в Харькове были впервые основаны курсы по подготовке профессиональных секретарей. Впоследствии аналогичные учебные заведения были созданы в Москве, Петербурге и других российских городах.

В 1870 г. была создана система городского самоуправления (в России в тот период насчитывалось свыше 500 городов). Каждые четыре года в любом городе избиралась городская дума, которая формировала городскую управу. Думой и управой руководил городской голова. Городские власти имели свои управленческие конторы, в которых трудились десятки секретарей, ведавших перепиской, систематизацией и хранением различных документов.

В начале XX в. Россия переживала бурный рост промышленного развития. Росло количество всевозможных обществ, товариществ, клубов, банковских объединений и фирм. Секретарское дело получает еще большее распространение, причем значительная часть деловой переписки была связана с осуществлением финансовых, строительных, производственных, сельскохозяйственных и иных проектов, а также торговых операций.

В 1905-1910 гг. была проведена так называемая Столыпинская реформа, в результате которой более двух миллионов крестьян получили в личную собственность земельные наделы. В целом в 1907-1913 гг. Россия заметно продвинулась по пути общественного и экономического прогресса.

На новый уровень развития постепенно выходило и секретарское дело. Стали использоваться различные модели пишущих машинок, расширился ассортимент канцелярских принадлежностей. Довольно широкое распространение получила стенография.

После Октябрьской революции 1917 г. в стране фактически началось создание нового государственного аппарата. Большевистские власти были заинтересованы в том, чтобы в новом пролетарском государстве делопроизводство было упорядоченным, скорым, эффективным и доступным для граждан. Был разработан проект декрета об улучшении "письмоводства" и сокращения переписки. В 1918 г. было опубликовано постановление Совета рабочей и крестьянской обороны "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". В 1921 г. состоялась Первая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой впервые были поставлены задачи научной организации управленческого труда и работы с документами, а также создания в стране органов, координирующих и направляющих эту работу.

В 1926 г. в стране был создан Государственный институт техники управления. Вопросы совершенствования управления, делопроизводства, архивного дела обсуждались на высшем правительственном уровне. Выдвигались требования, чтобы секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей, а также постоянно занимались самообразованием и стремились к профессиональному росту.

Однако дальнейшая бюрократизация управленческого аппарата на всех уровнях негативно отразилась на развитии отечественного делопроизводства.

В 1925 г. секретарей фактически уравняли с машинистками, мелкими конторскими служащими и посыльными.

В 1926 г. секретарей предложили называть помощниками руководителя, но из этого ничего не вышло. Несколько позже, в 1932 г., было принято решение о делении секретарских должностей на две группы: высшую (с более высокими окладами) и низшую (с гораздо меньшей зарплатой).

В годы Великой Отечественной войны (1941-1945 гг.) делопроизводство велось в ограниченных масштабах, хотя во фронтовых и армейских штабах осуществлялась регулярная военно-канцелярская работа. В послевоенный период происходило возрождение и совершенствование сферы делопроизводства. Были приняты государственные постановления, регламентирующие такие направления работы аппарата, как механизация документационных процессов, внедрение достижений НОТ, в том числе в области стандартизации и унификации.

В июле 1963 г. было принято постановление Совета Министров СССР N 829 "О мерах по улучшению архивного дела в СССР", в соответствии с которым вводились в действие "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов", подготовленные Главархивом СССР. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений.

Через два года, в 1966 г., был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

С начала 70-х годов в стране стали действовать единые правила подготовки и оформления документов. В 1975 г. был принят государственный стандарт (ГОСТ) - "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения». Начиная с 1977 г., в некоторых специальных учебных заведениях был введен курс основ секретарского дела ".

В 1984-1986 гг. была разработана новая система документационного обеспечения административной деятельности, названная "Единой государственной системой документационного обеспечения управления". Однако вследствие значительной бюрократизации всех звеньев государственно-управленческого аппарата, эта система не смогла на практике реализовать свои потенциальные возможности.

Распад Советского Союза в начале 90-х годов прошлого века и становление на новой основе государства Российская Федерация привели к значительным изменениям во всех сферах хозяйства, в том числе и в сфере архивной, и в области всего делопроизводства. Было принято решение о создании Государственного архива (ГАРФ). В настоящее время ГАРФ - один из крупнейших архивов страны.

3 . Этапы развития секретарской службы при Петре I

Многовековой опыт российской государственности сформировал аппаратгражданских чиновников, в котором секретарям отводилась далеко не последнее место.

Понять особенности работы сегодняшнего секретаря невозможно без рассмотрения ее истоков, которые связаны с развитием системы государственных учреждений. Начинается служба в приказах XVI-XVII вв.

Документирование управленческих функций всегда сопровождалось множеством действий, которые с современных позиций можно отнести к чисто секретарским.

Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Петр I.

Административная реформа началась с создания Ближней канцелярии, предшественницы правительствующего Сената -- высшего правительственного учреждения с судебными, административными и законодательными функциями.

Вокруг царя сформировалась сплоченная группа сподвижников (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А. М. Головин, А. Д. Меньшиков, братья Апраксины), рядом с ними вырастала молодая поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных ролей. Канцелярию сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари «тянули воз» ежедневной скучной работы с текущими делами.

Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы государственной политики и приватные письма, адресованные государю.

Основным законодательным актом, принятом в 1720 году, был «Генеральный регламент», установивший очередность рассмотрения дел, функции чиновников в том числе секретарей.

Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет «вершинных» и «невершинных» дел, хранил печать коллегии (канцелярии).

Глава 29 «Генерального регламента» называлась «О секретарском управлении». Впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов -- также «попечение» секретаря.

Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, «леность и недосмотр» наказывались штрафами, более серьезные проступки наказывались еще строже, вплоть до «лишения живота и пожитков».

При Петре I был составлен моральный кодекс «Юности честное зеркало» - требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость.

В 1722 году был принят «Табель о рангах», закон, по которому служба была разделена на гражданскую и военную. «Табель» состоял из 14 классов или рангов чиновников. Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, и, следовательно, занимали высокое место в служилой бюрократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.

С 1704 года важнейшие государственные функции выполняет кабинет и личная канцелярия царя. В царствование Петра 1 кабинет-секретарь Макаров, по мнению историка С. М. Соловьева, был «человек без мнения, без голоса, но могущественный по своему приближению к государю, все вельможи обращаются к нему с почтением, рассчитывая на благосклонность государя, когда ему будет докладывать Макаров».

Функции его не очень ясны. В кабинет поступали рапорты от дипломатических представителей. Особую группу дел кабинета представляли челобитные. После смерти Петра I кабинет был упразднен.

Некоторые функции кабинет-секретаря выполняли разные лица, при последователях Петра 1.

С 1763 года происходит возрождение кабинета его императорского величества.

4 . Этапы развития секретарской службы при Екатерине II

У императрицы Екатерины II было много доверенных лиц в качестве кабинет- секретарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все эти были люди одаренные: кроме чиновников среди них были писатели, поэты, внесшие «легкий слог в канцелярские дела» (Р. Г. Державин)

С 1763 года была введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась в «приеме прошений на высочайшее имя». На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства.

По «Табелю о рангах» они относились к четвертому разряду с обращением «Ваше превосходительство», имели высокое жалование, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, знаками. Кабинет имел большие финансовые средства, на которые строились поместья, дворцы, гражданские сооружения, тюрьмы и так далее на имя государыни.

Выписки хранились у статс-секретаря, а копии выдавались просителю. Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок обращения с прошениями. Они подавались лично в кабинет, чаще по почте. Иногда отважных сановников (« под кувертом») -- с подписью («в собственные руки»), часто вместе с рекомендательными письмами. Большую часть прошений передавались статс-секретарю в Сенат, «для разрешения по законам».

Многие вопросы, изложенные в прошениях на высочайшее имя решались вне очереди в зависимости от покровительства знатных лиц. Скорость рассмотрения вопроса нередко зависела от личности подателя. Есть резолюция Екатерины II на просьбы шведского посла: «Не мешкать по нашему российскому обыкновению, как в старину, чужие дабы не ведали».

Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через нее пошли видные государственные деятели. Впоследствии многие становились сенаторами.

Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели схватывать суть вопроса. Были также молодые люди из знатных фамилий для «курьерских посылок в чужие края». В России их функции заключались в проверке фактов, изложенных в прошениях. Сословный состав подателей прошений -- дворянство, иностранные послы, торговые люди. Крестьяне за жалобы на своих помещиков ссылались в Сибирь.

Два раза в неделю в восемь утра у Екатерины II была аудиенция со статс-секретарями. Частная переписка Екатерины II также проходила через их руки.

Статс-секретари являлись членами многочисленных комиссий об иностранных поселениях, о беспорядках в Малой России, готовили проект закона «Об учреждении губернии».

Архивы статс-секретарей -- ценный исторический источник по изучению политики абсолютизма в России.

В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии, секретари по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались решения.

В конце XVIII века существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари. («Кабинетный или купеческий секретарь» И. Сокольского). Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и «паркетный» этикет.

Реорганизация центрального аппарата и создание министерств отвечало интересам Российской монархии XIX столетия.

Иерархический принцип все больше пронизывал систему органов управления. Это проявляется и в организации государственной службы на основе петровской «Табели о рангах» и на основе «Положения о Министерствах».

«Учреждение министерств» 1811 года строго установило структуру министерств и «образ производства дел». Министерства были представлены департаментами, советом министра, общими присутствиями департаментов, канцеляриями.

Екатерина II уже в день переворота подбирает секретарей, которые могли бы от ее имени составлять документы, вести ее переписку, разбирать и докладывать прошения. Ее первым секретарем был Г.Н.Теплов, остававшийся на этом посту с 1762 по 1779 г. В личный секретариат Екатерины II входили А.В.Олтуфьев и И.П.Елагин. Секретариат затем получает название Собственная его Величества Канцелярия. В должности статс-секретаря начинает свою карьеру известный государственный деятель екатерининскою периода А.А.Безбородко, который в 1780-е гг. стал старшим среди статс-секретарей императрицы и сосредоточил в своих руках все дела, требующие ее утверждения. С 1776 г. императорские манифесты и именные указы составлялись исключительно в канцелярии А.А.Безбородко, а в фонде Сената сохранилось 387 указов, написанных им собственноручно*1.(*1 Санкина Л.В. Статс-секретари Екатерины II // Секретарское дело. 1996. N2(4). С. 115-121.)

Екатерина II сама сформулировала обязанности своих секретарем, среди которых главной была работа с прошениями и ведение ее частной и официальной переписки с государственными учреждениями и должностными лицами, подготовка законодательных и распорядительных документов, прежде всего манифестов и указов. Один из статс-секретарей ежедневно дежурил в ее приемной. Каждый статс-секретарь имел свою рабочую канцелярию, т. е. технический персонал: канцеляристов, копиистов, переводчиков.

Во второй половине XVIII в. личные секретари появились и у крупных вельмож. Так, известный государственный деятель, реформатор государственного аппарата М.М.Сперанский начинал свою карьеру в 1796 г. секретарем князя А.Б.Куракина.

Конечно, личными секретарями императора или крупного сановника могли стать лишь люди высокообразованные и, прежде всего, умеющие составлять документы и работать с ними. Но и для обычной работы в канцелярии, начиная с нижнего чина, нужны были люди подготовленные.

Глава XXXVI "Генерального регламента" говорит о "молодых людях для обучения при канцелярии". В ней записано: "...ежели некоторые удобные люди которые впредь при Канцеляриях и конторах служить пожелают, по пропорции каждого Коллегия, заранее допущены и обучены были, чтобы прилежным списыванием дел в письме и арифметике обучались, и при случающейся ваканции, ежели они к делу способны и доброй натуры и поступки суть, употреблены быть могли...".

5 . Значение секретарской службы

В настоящее время практически ни одна уважающая себя фирма или организация не может обойтись без секретаря, который является своего рода диспетчером, распределяющим информационные потоки и регулирующим контакты между посетителями и руководством фирмы (организации) или ее служащими. Его обязанности могут быть очень разнообразными и весьма обширными. Их объем и направленность зависят от целого ряда обстоятельств: размера фирмы (организации) и направленности ее деятельности, специфики деловых отношений внутри фирмы (предприятия), конкретных условий делооборота и отношений между людьми.

В условиях работы малых предприятий, насчитывающих десяток или около того служащих, работа секретаря менее многообразна и вариативна. Иногда все в основном сводится к обязанностям по обслуживанию телефонных звонков и приему посетителей. В средних по масштабу деятельности фирмах работа секретаря уже сложнее. Ему приходится выполнять разнообразные поручения, следить за прохождением документов (их регистрация, хранение, рассылка и т.д.), организовывать различные встречи, приемы и тому подобное. Еще более сложной и насыщенной может быть работа секретаря в крупной фирме, влиятельном банке или корпорации. Обычно в многолюдных учреждениях и организациях создаются канцелярии, секретариаты, экспедиции, архивы и т.д. Работу группы секретарей (среди которых могут быть старшие и младшие секретари) возглавляет и направляет начальник секретариата (заведующий, старший распределитель, а иногда помощник или заместитель директора по кадрам).

Существуют и такие должности, как секретарь-оператор электронно-вычислительных машин (ЭВМ), секретарь-стенографистка, секретарь-референт, секретарь-инструктор (специалист по практическому обучению более молодых и неопытных коллег), секретарь на домашнем телефоне и т.д. Конкретные должности определяются спецификой потребностей, существующих в условиях той или иной организации.

Как правило, работа секретаря складывается из двух составляющих:

Основных или базовых обязанностей;

К первому ряду могут быть отнесены следующие действия: телефонные переговоры, прием посетителей, рассылка телефонограмм, работа со служебными документами, в том числе тиражирование отдельных из них на ксероксе или принтере, отправка факсов, контроль за выполнением решений, принятых руководителем, подготовка соответствующих материалов к совещанию или конференции, оповещение участников собраний, передача пожеланий руководства, ведомственных наставлений и инструкций служащим фирмы, их оповещение об особых заданиях или мероприятиях и т.д.

Ко второму ряду следует отнести различного рода вспомогательные обязанности: поиск необходимых сведений в словарях и справочниках, в энциклопедических изданиях, определение очередности при приеме нескольких посетителей, просмотр подшивок газет с целью нахождения нужных статей, заказ необходимой литературы в библиотеках и др. Иногда секретари выполняют роль курьеров (особенно это практикуется в малых фирмах) и доставляют срочную корреспонденцию по требуемому адресу в пределах города. Безусловно, данный перечень может быть продолжен. К примеру, в большинстве фирм и организаций секретари готовят для ожидаемых визитеров чай (кофе) или организуют столик с напитками и легкой закуской.

Секретарские обязанности могут быть самыми разнообразными. Они эффективны тогда, когда не зависят от капризов руководителя и направлены на наиболее качественное обеспечение основных производственных требований данной фирмы или организации.

В небольших предприятиях (фирмах, конторах) во время отсутствия первого лица, которым является директор либо управляющий или руководитель подразделения, секретарь в ряде случаев выполняет некоторые его функции, доводя до служащих и рабочих указания директора и проверяя исполнение тех или иных требований. Именно секретарь обычно контролирует входящую и исходящую корреспонденцию фирмы, отвечает за делопроизводство, добиваясь правильной и своевременной отчетности, участвуя в соответствующей обработке поступающей информации и организации хранения нужных документов и материалов.

В современных условиях процессы получения и передачи информации связаны с разнообразными техническими средствами: телетайпы, факсы, мобильные телефоны, глобальная компьютерная сеть Интернет, другие современные средства связи. Неуклонное развитие технических средств требует от секретаря определенных технологических знаний и навыков. Если в прошлом для него достаточным было умение сносно печатать на обычной пишущей машинке, то в настоящее время хорошо подготовленный секретарь должен уметь пользоваться диктофоном, персональной ЭВМ, факсом, принтером, сканером, различной множительной техникой и т.д. Весьма полезными могут оказаться навыки стенографирования, хотя в современных условиях стенография менее распространена, чем ранее.

В целом можно без преувеличения сказать, что работа секретаря во многих случаях имеет важное или даже исключительно важное значение для обеспечения нормальной производственной деятельности фирмы, банка, производственного предприятия, научного центра, торгового объединения, акционерного общества и т.д. Зачастую именно от него зависит то, в какой форме и в какое время поступит к руководству необходимая информация или насколько благоприятно начнутся деловые переговоры (а хорошее начало, как известно, - половина успеха). Приветливый, деликатный, обходительный и в то же время осмотрительный секретарь может с самого начала расположить к себе потенциальных деловых партнеров и настроить их на доброжелательное отношение к собеседникам и, соответственно, к предмету переговоров. У такого секретаря к тому же и служащие фирмы или предприятия всегда могут получить требуемую информацию, и при этом отпадает необходимость обращаться непосредственно к руководителю.

Таким образом, слагаемые успеха секретаря - это профессионализм, трудолюбие (исполнительность), стремление к самообразованию, сервис (высокое качество обслуживания клиентов), лояльность фирме.

В большом спорте родилось выражение: порядок бьет класс. И действительно, нередко случалось, когда более слабая по подбору игроков команда побеждала высококлассную за счет лучшей организации игры, когда каждый игрок строго придерживается указаний тренера, не чураясь при этой элементов импровизации. Должный или соответствующий порядок сберегает время и силы, освобождает, а вовсе не сковывает мысль.

С древних времен также существует поговорка: "Порядок - душа вещей!" Это как раз и означает, что любая вещь будет исправно служить человеку тогда, когда она постоянно находится в определенном месте.

Если по каким-либо причинам у секретаря нет возможности существенным образом изменить внутреннее содержание приемной, то обустроить свое рабочее место наилучшим образом ему доступно и крайне желательно. Следует всегда помнить, что порядок на рабочем месте является обязательным условием эффективности труда секретаря (о чем будет еще не раз сказано в дальнейшем изложении этого пособия). Следование порядку не только облегчает работу, делает многие операции автоматическими, экономит драгоценное время, но и препятствует "пропаже" документов, которые иной раз почему-то у нерадивых секретарей попадают в папки с другими материалами, а то и "благополучно" перекочевывают... в архив. Как говорится, семь потов сойдет с секретаря, прежде чем такие документы найдутся, да и найдутся ли вообще - вот вопрос?

Под рукой секретаря должны лежать только те документы, справочники, которые необходимы в данное время. "Столпотворение бумаг" не столько уменьшает рабочую площадь стола, сколько отвлекает от решения служебных вопросов. Нужно смелее избавляться от макулатуры и невостребованных вещей.

Технические средства, используемые секретарем, о которых подробно говорится ниже, размещают с учетом эргономических и санитарных норм. Монитор и особенно копировальный аппарат не должны находиться на близком расстоянии. Кроме того, механизмы эти должны располагаться таким образом, чтобы они были удобны для подхода и кратковременного использования другими работниками и находились под контролем секретаря.

Если же секретарь в течение своего рабочего дня то и дело что-нибудь ищет (ластик, большую скрепку, клей, скотч, ручку с красной пастой, календарик и т.п.), то, естественно, у него не будет хватать времени для выполнения своих прямых обязанностей.

То же в отношениях с руководством. Представьте себе ситуацию, когда шеф (директор, заместитель директора, начальник отдела, словом, любой администратор предприятия) просит секретаря подготовить все необходимое для отправки важного заказного письма, а в ответ слышит:

Не помню, куда это я положила хорошую бумагу. Тетрадь с перечнем адресов наших филиалов? Да, да, сейчас поищу. Наверное, в каком-нибудь ящике.

И поиск может продолжаться и 10, и 20 минут. И вот тетрадь найдена, но выясняется, что под рукой нет чистых конвертов. Очевидно, что, если такая практика продолжится в следующий раз, то вряд ли это начальству понравится.

Девушка-секретарша может быть привлекательной и обаятельной, уметь хорошо и быстро входить в контакт с людьми, быть отзывчивой, мгновенно и с готовностью приниматься за любое порученное дело, но если она неорганизованна, если ей постоянно приходится что-то искать, если она систематически забывает о каких-то важных вещах, то по ее адресу будут неизбежно звучать неодобрительные замечания или нарекания, а это, конечно же, неприятно и обидно.

Порядок, как сказано выше, важен в любых делах, но для секретаря он имеет особое значение. Сама суть профессии, связанной с организацией делового процесса, заключается в поддержании надлежащей упорядоченности. Существуют общие правила, единые профессиональные требования. Однако, кроме того, каждое предприятие или учреждение имеет свои специфические черты и особенности, свои установки и требования. Секретарь должен скрупулезно разобраться в этой специфике, чтобы уметь быстро и качественно выполнять свою работу. Поэтому, начиная службу на новом месте, следует сразу же обратить внимание на особенности делового процесса именно в этом учреждении. Не надо стесняться спрашивать о том, что вам непонятно. Обратитесь с просьбой к коллегам или даже руководителю, и они обязательно вам помогут. Иной раз подобная помощь может сопровождаться шутками-прибаутками. Ничего страшного, наоборот, это естественно, а порой и хорошо, особенно для разрядки обстановки (чего на работе не бывает!). Они ведь работают уже в течение определенного (иногда весьма продолжительного) времени, и им некоторые вопросы новичка могут казаться наивными и простодушными. Тем не менее, лучше все-таки выяснить такие вопросы побыстрее с начала работы на новом месте (в течение недели, ну, месяца), чем через полгода или даже год "наступать на те же грабли". В этом случае запоздалое "любопытство" секретаря будет расценено негативно: пора бы уж и знать, милочка!

Организованность - одно из важнейших качеств секретаря. Он должен уметь четко контролировать свои действия по времени, хорошо ориентироваться в текущих делах, уметь быстро найти нужные документы и навести необходимые справки, вежливо и корректно вести телефонные переговоры и знать меру в больших и малых делах.

Вместе с тем, естественно, секретарь не должен превращаться в некое "ходячее расписание", становиться похожим на запрограммированного робота. Секретарь - живой человек. Случаются и истерики. От них, обусловленных окружающей средой, мы не можем оградить даже своих родных, что же говорить о коллегах. И тут важно для секретаря "сохранить лицо", чтобы потом не было стыдно смотреть людям в глаза.

Конечно, секретарь должен активно участвовать в общественной жизни коллектива. От него в значительной степени зависит моральная атмосфера на предприятии: сухая или унылая, напряженная или нервная, распространения подозрительности или недоверия либо дружеского участия, открытости и симпатий.

6 . Значение секретаря в начале XIX века

Реорганизация центрального аппарата и создание министерств отвечало интересам Российской монархии XIX столетия. Иерархический принцип все больше пронизывал систему органов управления. Это проявляется и в организации государственной службы на основе петровской «Табели о рангах» и на основе «Положения о Министерствах». «Учреждение министерств» 1811 года строго установило структуру министерств и «образ производства дел». Министерства были представлены департаментами, советом министра, общими присутствиями департаментов, канцеляриями. 3. Значение секретаря в начале XIX века.

Значение секретаря в начале XIX века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных.

Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления.

В соответствии с «Общим учреждением министерств» многие функции секретаря выполнялись соответственно товарищами министра, директорами департаментов.

Достаточно отчетливо функции секретарей видны в отделениях департаментов губернских присутствиях. Причем в канцеляриях имелись три уровня секретарской службы: обер-секретарь, секретарь, помощник секретаря.

Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление документов 19 века проходило этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей.

Кроме того, «ревизия дел» возложила на секретарей дополнительные обязанность по контролю за исполнением документов.

XIX век по части продвижения секретарей на высокое служебное место мало отличался от XVIII.

Блестящую карьеру сделал блестящий русский реформатор М. М. Сперанский, пройдя за четыре года путь от домашнего секретаря знатного вельможи до видного сановника Российской империи.

Рядовые секретари канцелярии несли всю тяжесть огромного делопроизводства, они обслуживали табельное чиновничество за маленькую зарплату.

Во второй половине XIX века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей.

В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография.

Выходили специальные журналы 1884 год -- «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика» и другие.

Большое место в организации секретарской службы на протяжении многих лет занимали вопросы служебного этикета, взаимоотношения с начальником, искусство овладения хорошими манерами. Наука изучать характеры и приспосабливаться к ним давалась не каждому. Тональность отношений, стиль работы и стиль жизни определялся условиями, создаваемыми в каждом конкретном учреждении, размерами жалованья и самим духом времени.

Обычно секретари носили форму, соответствующую званию, подавая в отставку, увольнялись с мундиром и пенсионом. Впервые служебный этикет форменной одежды нарушил М. М. Сперанский, явившись на прием к генерал-прокурору во французском кафтане и завитках.

7. Октябрьский переворот 1917 года

Октябрьский переворот 1917 года сопровождался изданием многочисленных декретов, обращений, предписаний о необходимости «выявить лиц, желающих работать в качестве бухгалтеров, писцов, секретарей-машинисток, посыльных служащих в революционных организациях».

Специальным декретом были отменены сословия гражданские чины, так называемые «бывшие» стали обращаться друг к другу -- не «господин» или «Ваше благородие», а скромно по-советски «товарищ».

В советских учреждениях складывается система требований к исполнителям и секретарям.

Секретарями В. И. Ленина были образованные дамы из «высших»: Е. В. Стасова, Л. А. Фотиева, выпускницы Санкт-Петербургских высших женских курсов.

Рабочий день секретарей руководителей государства, наркомов, председателя и заместителей Высшего центрального исполнительного комитета был чрезвычайно загружен.

Поручения следовали одно за другим. Не успевали выполняться одни, как надвигалась новая волна. Революционный порядок сформировал секретарский характер: сдержанность, аскетизм, безупречная преданность идее и ее воплощение в лице непосредственного начальника.

Движение за научную организацию труда в 20-30-е годы сделало немало для облегчения секретарского труда. Разрабатывались правила работы с документами, за границей закупалось конторское оборудование.

В 1932 году секретари были поделены на две неравноценные по престижу и окладам группы. Одни назывались референтами и помощниками, а другие -- секретари-машинистки.

Значительно изменилось отношение к секретарскому делу в 60-е годы на гребне новой волны НОТовского движения, повышенного внимания власти к управлению и работе с документами.

В 60-е годы создается нормативно-методическая база канцелярского труда.

8 . Статусы секретарей

Говоря о статусе статс-секретарей, нельзя не вспомнить о статс-секретарях, обер-секретарях и государственных секретарях. Конечно же, это был высший уровень общественной и сословной иерархии.

С образованием государственного совета в 1810 году, в Государственной Канцелярии работают Государственный секретарь и статс-секретарь. Государственный секретарь и статс-секретари, ведавшие делами каждого из четырех департаментов Совета готовили дела к докладу в департаменте и общем собрании. На Государственного секретаря возлагалась ответственность за точность сведений, предлагавшихся Советам, ясность их изложения, составления всех документов. От него также зависели очередность рассмотрения документов, подготовка журналов, составление отчетов-меморий, доклад царю.

О влиянии и даже некоторой власти Государственного секретаря свидетельствует высказывание министра внутренних дел П. А. Валуева, который писал: «Члены государственного совета -- ничто, председатель -- кое-что, государственный секретарь -- все».

Во второй половине XIX века государственный секретарь продолжает руководить канцелярией, а в штат государственной канцелярии по-прежнему входят статс-секретари, заведующие канцелярией одного из департаментов Государственного Совета.

Что же касается статс-секретарей и, прежде всего, исторического проявления этой должности, то здесь можно сказать лишь то, что она берет свое начало из второй половине XIX века, когда статс-секретари -- особо доверенные лица Екатерины II выполняли ее личные поручения секретарского характера, а также работали с прошениями. Важной привилегией статс-секретаря было право личного доклада царю и объявление словесных повелений императора.

Рассказывая далее о статусах секретарей высокого уровня, нельзя не упомянуть об обер-секретарях в штате канцелярии департаментов Правительствующего Сената. Должность обер-секретаря Сената благополучно сохранилась, не изменив при этом как своего статуса, так и своих должностных обязанностей: старший секретарь, исполняющий контрольные функции.

Заключение

Подводя итог, стоит отметить, что должность секретаря в царской России на всех уровнях классной и должностной иерархии ценилась достаточно высоко и была довольно распространена (так же, как и сейчас).

Используя опыт, накопленный ранее, современным секретарям стоит задуматься о том, какое важное значение имеет их работа в общей системе управления фирмой, предприятием, компанией.

Подводя итог, можно сказать, что государственные секретари в дореволюционной России были образованными и компетентными людьми с развитым чувством долга и ответственности. Зная законы, будучи инициативными и заинтересованными, они, ко всему прочему, были также гибкими и дипломатичными, стараясь использовать любую возможность с тем, чтобы употребить накопленные знания и опыт на благо государства.

Современный секретарь может сделать вывод о том, что ему, как и дореволюционным секретарям также необходимо стремление к совершенствованию своих профессиональных знаний, постоянное самообразование, навыки делового администрирования, собранность, а также вневременные качества, как порядочность, честность и ответственность за выполняемую работу.

Литература

1. Варадинов Н.В. Делопроизводство. Руководство к составлению всех родов деловых бумаг и актов по данным формам и образцам. 2-е изд. Ч. 1-4. СПб., 1873.

2. Додонова М.И. Исторический опыт организации секретарской службы в России // Секретарское дело. 1997. N 1.

3. Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. М.: РГГУ, 1993.

4. Кузнецов С.Л. Первые шаги совершенствования советского государственного аппарата // Советские архивы. 1987. N 2.

5. Кузнецов С.Л. Совершенствование государственного аппарата в начале 1920-х гг. (Отдел нормализации НК РКИ) // Делопроизводство. 2002. N 2.

6. Кузнецова Т.В., Подольская И.А. Деятельность ИТУ по рационализации делопроизводства // Труды МГИАИ. Т. 31. Вып. 2. М., 1975.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Рассмотрение особенностей становления и развития российской государственности IX–ХVIII вв. Сущность административной реформы. Тенденции развития государственного управления в XIX в. Октябрьский переворот; направления политики власти в советский период.

курсовая работа , добавлен 15.08.2015

Влияние западной науки на процесс становления и развития права в России в XVIII веке. История формирования новой законодательной базы в Советском государстве, особенности регулирования договорных отношений. Создание Гражданского кодекса РСФСР в 1922 году.

курсовая работа , добавлен 14.03.2013

Исследование процессов развития доктрины права собственности во Франции в конце XVIII–начале XIX века. Основные этапы эволюции понятия права собственности и их особенности. Ступени развития права собственности в рамках гражданского законодательства.

дипломная работа , добавлен 01.10.2017

История развития государственного управления и местного самоуправления. Земская и городская реформы XIX в. Характеристика местной власти в начале ХХ в., советский и переходный этапы. Формирование института муниципальной службы в современный период.

реферат , добавлен 13.11.2014

История создания и развития Сената - высшего правительственного учреждения. Сенат при Петре Великом, Елизавете Петровне, Петре III, Екатерине II, Павле I. Реорганизация, состав, структура, функции и компетенция Сената. Особенности обжалования его решений.

курсовая работа , добавлен 14.06.2014

Понятие семьи и родства в Семейном кодексе. Исторические этапы развития семейного права России до 1917 года и после. Личные и имущественные права и обязанности супругов, права и обязанности родителей, обязанности детей по содержанию своих родителей.

дипломная работа , добавлен 18.05.2008

История развития государственной службы в России. Особенности и необходимость реформирования государственной гражданской службы в Российской Федерации, классификация государственных должностей. Права, обязанности и запреты государственного служащего.

курсовая работа , добавлен 26.02.2011

Специфика развития права в конце XIX-начале XX вв. Сущность оформления конституционной монархии. История создания Государственной Думы в России. Анализ правовой политики Витте и Столыпина. Эволюция государственного аппарата в годы первой мировой войны.

реферат , добавлен 08.05.2010

Государственный Совет в системе высших органов власти и управления Российской Империи в XIX - начале XX века. Предпосылки и правовые основы учреждения Государственной Думы. Система политической власти в стране. Законодательный процесс в 1906-1917 гг.

дипломная работа , добавлен 07.05.2014

Предпосылки возникновения института адвокатуры. Становление и развитие адвокатуры в европейских государствах. Этапы развития института адвокатуры в России. Анализ Федерального закона "Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации".

23 апреля - Международный день секретаря. Его начали отмечать с 1952 года в США. Сегодня этот праздник отмечают не только секретари, но и все те, от кого зависит работа офиса— это помощники директора, офис-менеджеры, ассистенты, референты, стенографисты. Секретарь - это главный и незаменимый помощник любого руководителя.

Основные задачи секретаря:

составление и оформление документов, приказов, договоров и других деловых бумаг,
решение организационных вопросов.

Секретарь компании сегодня - это лицо компании, которое должно быть привлекательным и вызывающим симпатию, хотя раньше требования к секретарю были совсем другими.

АиФ.ru собрал несколько интересных фактов об этой профессии.

Доверенное лицо

В Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Изначально эта профессия была сугубо мужской. Слово «секретарь» происходит от французского средневекового слова «secretaire» и первоначально означало доверенное лицо (по французски secret - тайна).

Первая российская канцелярия

В России должность секретаря появилась в XVIII веке, сначала именно как должность личного секретаря императора. 27 февраля 1720 года Петр I издал «Генеральный регламент государственных коллегий», согласно которому была создана канцелярия и утверждена должность секретаря. К секретарям предъявлялись строжайшие требования:

он должен был происходить из знатных дворян,
быть обязательно мужчиной,
образованным человеком,
давать своему господину ценные советы во всех областях жизни.

Екатерина Великая еще более усовершенствовала закон о секретарях. В ее понимании таких секретарей должно быть несколько, и они обязаны были отличаться от своих коллег-чиновников, были обязаны хорошо знать законы, быть образованными, уметь разбираться в различных ситуациях.

Писари и летописцы

Хотя нововведение принадлежало Петру I, у российских секретарей все таки были предшественники. В конце XV века появились первые приказы, приказное делопроизводство, а также приказные избы. В работе этих органов и зародилась работа с документами. Писари и летописцы, так называли сегодняшних секретарей в то время, писали под диктовку царские указы и распоряжения, ввели повествования разных мирских дел.

Курсы секретарей

Первые секретарские курсы, где готовили профессиональных секретарей, были открыты в Харькове в 1868 году. Подобные учебные курсы появились в США в 1879, а в Англии и Франции в 1900-1907 годах.

Четыре страницы за 60 минут

Начиная с 1880-х (с изобретением печатной машинки) секретарем преимущественно работали женщины. К концу Первой мировой войны практически не осталось мужчин секретарей-референтов. Постепенно от секретарей начали требовать:

печатать со скоростью четыре страницы за 60 минут,
стенографировать со скоростью 40-60 слов в минуту,
хорошо знать хотя бы один иностранный язык,
работать с разнообразной корреспонденцией на русском и иностранных языках,
владеть приемами общения с посетителями.

Умели секретари и активно защищать свои права - при их участии в Петербурге был создан профсоюз лиц, занимающихся конторским трудом на торгово-промышленных предприятиях города.

Секретарь в госаппарате

В начале 20-х годов ХХ века в состав советского государственного аппарата вошла должность «секретарь»:

они готовили материалы к совещаниям,
напоминали о сроках исполнения решений,
секретари руководящих работников часто выполняли творческие функции,
были консультантами директоров,
следили за качеством подготовки служебных документов,
помогали руководителям в приеме посетителей.

Оператор, референт, ассистент

Сегодня в разных компаниях много разновидностей секретарской профессии:

оператор на телефоне, который принимает все телефонные звонки и соединяет с нужными абонентами.
секретарь на телефоне, который принимает телефонные заказы и сообщения, дает по телефону необходимые справки
технический секретарь, который работает с оргтехникой
секретарь приемной, который принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки
секретарь офиса, который принимает корреспонденцию, готовит проекты документов, организует работу с документами, выполняет поручения руководителя и его заместителей
офис-менеджер, который является главным администратором и выполняет различные административные и хозяйственные функции
ассистент руководителя, который это помощник, который организует деятельность первого руководителя, составляет для него документы, организует совещания, переговоры.
референт, который выполняет функции по документационному обеспечению, организацией документооборота, хранением и использованием документов

Длинноногая красотка

Сегодня при приёме на работу одним из непременных качеств секретаря считается «приятная внешность». Секретаря многие воспринимают как лицо, представляющее фирму. Кроме красивой внешности, секретарь должен обязательно обладать чувством стиля, наличием хорошо вкуса. Умение красиво одеваться, грамотно говорить, вести себя в обществе - все это формирует первое впечатление у клиентов о компании. Общаясь вначале с секретарем, некоторые решают, иметь дело с фирмой или нет. Поэтому принимая на работу сотрудника, директор компании, который заинтересованный в престиже своей компании, никогда не посадит в приемную красивую, но некомпетентную секретаршу.

Зарплата секретаря

На сегодняшний день заработная плата секретаря может быть разной - от 15 до 45 тысяч рублей. Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 тысяч рублей. В США и странах Западной Европы работа дипломированного секретаря высоко оплачивается. Обучение секретарей производится в специализированных учебных заведениях с высоким уровнем преподавания. Во многих странах введен специальный экзамен на звание профессионального секретаря, без сдачи которого невозможно рассчитывать на высокую секретарскую должность.

Курсовая работа

по дисциплине: «»

на тему: «История развития секретарской службы»

Стр.

Введение 3

1. История развития секретарской службы 4

1.1. Этапы развития секретарской службы при Петре І 4

1.2. Этапы развития секретарской службы при Екатерине ІІ 5

1.3. Значение секретаря в начале XIX века 8

1.5. Статусы секретарей 11

2. Роль секретаря в структуре документационного обеспечения

Заключение 19

Список использованных источников 20

Введение

Профессия секретаря очень распространена во всем мире, особенно среди девушек и молодых женщин, но немало на секретарской работе занято и мужчин. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.

По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров.

Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря - оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение таких работ, как: работа с документами, со средствами связи и посетителями; подготовка и проведение совещаний.

Цель данной работы раскрыть тему, история развития секретарской службы.

Для достижения поставленной цели, необходимо решить ряд задач:

рассмотреть историю развития секретарской службы в России;
рассмотреть роль секретаря в структуре управления организацией;
рассмотреть функции секретаря по документационному обслуживанию организации.

1. История развития секретарской службы

1.1. Этапы развития секретарской службы при Петре І

Многовековой опыт российской государственности сформировал аппарат гражданских чиновников, в котором секретарям отводилась далеко не последнее место.

Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Петр І.

Административная реформа началась с создания Ближней канцелярии, предшественницы правительствующего Сената – высшего правительственного учреждения с судебными, административными и законодательными функциями.

Вокруг царя сформировалась сплоченная группа сподвижников (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А.М. Головин, А.Д. Меньшиков, братья Апраксины), рядом с ними вырастала молодая поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных ролей. Канцелярию сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари «тянули воз» ежедневной скучной работы с текущими делами.

При Петре І был составлен моральный кодекс «Юности честное зеркало» – требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость.

С 1704 года важнейшие государственные функции выполняет кабинет и личная канцелярия царя. В царствование Петра І кабинет-секретарь Макаров, по мнению историка С. М. Соловьева, был «человек без мнения, без голоса, но могущественный по своему приближению к государю, все вельможи обращаются к нему с почтением, рассчитывая на благосклонность государя, когда ему будет докладывать Макаров».

Функции его не очень ясны. В кабинет поступали рапорты от дипломатических представителей. Особую группу дел кабинета представляли челобитные. После смерти Петра І кабинет был упразднен.

Некоторые функции кабинет-секретаря выполняли разные лица, при последователях Петра І.

С 1763 года происходит возрождение кабинета его императорского величества.

1.2 Этапы развития секретарской службы при Екатерине ІІ

У императрицы Екатерины ІІ было много доверенных лиц в качестве кабинет- секретарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все эти были люди одаренные: кроме чиновников среди них были писатели, поэты, внесшие «легкий слог в канцелярские дела» (Р.Г. Державин)

С 1763 года была введена должность статс- секретарей, основная обязанность которых заключалась в «приеме прошений на высочайшее имя». На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства.

Выписки хранились у статс-секретаря, а копии выдавались просителю. Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок обращения с прошениями. Они подавались лично в кабинет, чаще по почте. Иногда отважных сановников («под кувертом») – с подписью («в собственные руки»), часто вместе с рекомендательными письмами. Большую часть прошений передавались статс-секретарю в Сенат, «для разрешения по законам».

Многие вопросы, изложенные в прошениях на высочайшее имя решались вне очереди в зависимости от покровительства знатных лиц. Скорость рассмотрения вопроса нередко зависела от личности подателя. Есть резолюция Екатерины 2 на просьбы шведского посла: «Не мешкать по нашему российскому обыкновению, как в старину, чужие дабы не ведали».

Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели схватывать суть вопроса. Были также молодые люди из знатных фамилий для «курьерских посылок в чужие края». В России их функции заключались в проверке фактов, изложенных в прошениях. Сословный состав подателей прошений – дворянство, иностранные послы, торговые люди. Крестьяне за жалобы на своих помещиков ссылались в Сибирь.

Статс-секретари являлись членами многочисленных комиссий об иностранных поселениях, о беспорядках в Малой России, в готовили проект закона «Об учреждении губернии».

Архивы статс-секретарей – ценный исторический источник по изучению политики абсолютизма в России.

1.3 Значение секретаря в начале XIX века

Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления.

Достаточно отчетливо функции секретарей видны в отделениях департаментов губернских присутствиях. Причем в канцеляриях имелись три уровня секретарской службы: обер- секретарь, секретарь, помощник секретаря.

Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление документов XIX века проходило этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей.

Описание работы

Цель данной работы раскрыть тему, история развития секретарской службы.
Для достижения поставленной цели, необходимо решить ряд задач:
рассмотреть историю развития секретарской службы в России;
рассмотреть роль секретаря в структуре управления организацией;
рассмотреть функции секретаря по документационному обслуживанию организации.

Введение 3
1. История развития секретарской службы 4
1.1. Этапы развития секретарской службы при Петре І 4
1.2. Этапы развития секретарской службы при Екатерине ІІ 5
1.3. Значение секретаря в начале XIX века 8
1.4. Октябрьский переворот 1917 года 9
1.5. Статусы секретарей 11
2. Роль секретаря в структуре документационного обеспечения
управления. Категории секретарей 13
Заключение 19
Список использованных источников 20